Il feedback più efficace che si possa dare

La parola feedback può essere tradotta in italiano come “retroazione”, ovvero la risposta ad un’azione che è stata compiuta da una persona o una macchina al fine di modificare quell’azione intensificando o attenuandone l’effetto. In altre parole è una modalità di risposta che possiamo dare a qualcuno affinchè la persona ottenga informazioni valide che aumentano la consapevolezza sulla propria performance.  

E’ come quando l’insegnante a scuola o l’allenatore sportivo descrivono la performance dello studente o dell’atleta cercando di dare un contributo per migliorare lo studio o la prestazione fisica dei propri allievi.

Voglio darti ora una visione più ampia del feedback, cercando di descrivere 5 modalità di feedback, dalla meno efficace alla più efficace. Ma prima voglio che diamo una definizione comune di feedback. Intendiamo con questa parola, non un giudizio o una critica su un’altra persona, ma una descrizione di ciò che ha fatto cercando di metterci nei suoi panni.

Per fare un esempio pratico: quando stiamo parlando con qualcuno e siamo realmente interessati al suo racconto, per essere maggiormente sicuri di aver colto il suo punto di vista, possiamo ripetere ciò che ci ha detto chiedendo conferma se effettivamente abbiamo compreso il messaggio. Immagina in ambito lavorativo quanto questo possa essere utile nelle comunicazioni fra colleghi o con i capi. Si evitano molte incomprensioni e si favorisce la creazione di un clima più collaborativo.

5 tipi di feedback

Vediamo le 5 modalità di feedback. Sono basate sulle modalità suggerite da J. Whitmore, “padre” del coaching. Per descrivere queste modalità prendiamo in considerazione una situazione lavorativa in cui un dipendente deve consegnare un resoconto al suo capo.

1.  Critica Personalizzata, la meno efficace in assoluto, anzi distruttiva direi. Esclamazione del capo: “Sei un incapace!”. E’ una critica che distrugge l’autostima e la sicurezza in se stessi ed è destinata a rendere la futura performance ancora peggiore. Non contiene niente di utile.

2.  Commento critico. Il capo: “Il tuo resoconto è inutile”. Anche questa risulta essere una critica che esprime un giudizio sul resoconto, non sulla persona, danneggia ugualmente l’autostima della persona che l’ha fatto, seppure meno gravemente, ma non fornisce comunque alcuna informazione sulla base della quale l’autore del resoconto possa agire per correggerlo. 

3.  Informazioni poco utili. Intervento del capo: “Il contenuto del resoconto era chiaro e conciso, ma il layout e la presentazione erano rivolti ad un pubblico troppo basso per i lettori a cui è destinato”. Questo capo ha fatto un passettino avanti rispetto agli altri, evita le critiche e fornisce all’autore qualche informazione, non molto utile, ma sulla base della quale l’autore può agire. Sono, però, informazioni con dettagli insufficienti e non generano alcuna presa di possesso del miglioramento. 

4.  Fare domande scontate. In questa modalità ci stiamo avvicinando al livello di efficacia che stiamo cercando, ma comunque manca qualcosa. Ciò nonostante, anche questa può essere una modalità, a mio avviso, migliore delle precedenti e che non necessita di uno sforzo  intellettuale così grande da parte dei capi!

Il capo ti dice: “Che sensazione hai riguardo al resoconto?”. E’ probabile che l’autore dia una risposta che non è veramente una risposta, come “Buono”, oppure che esprima un giudizio di valore sul lavoro, come “è fantastico” o “fa schifo”. invece di darne una descrizione utile.

5.  Fare domande utili! E qui finalmente siamo arrivati alla Top 5 delle modalità di feedback! Ovvero, chiedere all’autore un feedback facendogli domande che lo obbligano a riflettere.

Il capo: “Qual’è lo scopo essenziale del tuo resoconto?; Fino a che punto pensi che questa bozza lo raggiunga?; Quali ritieni essere altri punti da enfatizzare?; Che tipo di lettore vedi come target?”. In risposta ad una serie di domande come queste, l’autore dà una descrizione dettagliata e priva di giudizio del resoconto e del pensiero che ne sta alla base.

Questa ultima modalità obbliga a mettere in moto il cervello (cosa che il capo cerca), l’autore inizierà a creare un pensiero critico e costruttivo sul proprio operato, avrà maggiore consapevolezza su cosa fare e si assumerà la responsabilità senza delegarla al capo.

Quando i capi dicono cosa fare, danno ordini, la responsabilità del lavoro dei dipendenti è loro, mentre se le persone pensano a cosa deve essere fatto, allora si attiveranno e di conseguenza la responsabilità di un’azione pensata e pianificata è loro!

Da domani potrai iniziare a dare feedback utili ai tuoi subordinati o a un tuo collega migliorando il rapporto in ufficio ed ottenendo performance più efficaci.